33 funkčních pravidel pro zvýšení produktivity
1. Zahoďte to! Najefektívnejšie ako sa cez niečo dostať je vymazať to. Ak máte v To Do liste niečo, čo nie je potrebné, aby ste naozaj spravili, vymažte to.
2. Denné ciele. Bez jasného cieľa je až moc jednoduché podľahnúť rozptýleniu. Nastavte si ciele na każdy deň vopred. Rozhodnite sa, v akom poradí ich splníte.
3. To najhoršie na koniec na začiatok. Ak chcete poraziť prokrastináciu, naučte sa riešiť nepríjemné úlohy ako prvé ráno namiesto toho, aby ste ich odkladali na neskôr a na neskôr a až na zajtra. Bude to Vašim malým víťazstvom.
4. Optimalizácia. Definujte si procesy, ktoré robíte najčastejšie a zapíšte si ich krok po kroku. Pre lepšiu efektivitu si ich poupravujte najprv na papieri, potom skúste zmenu implementovať do praxe. Niekedy totiž nemôžeme vidieť, čo je správne riešenie, i keď ho máme priamo pred očami, pokiaľ sa na to nepozrieme pod mikroskopom.
5. Top časy. Identifikujte svoje top časy pre produktívnu prácu a roztrieďte si svoje úlohy z To Do listu a tie najdôležitejšie splňte práve v tento čas. Menšie a menej dôležité úlohy spracujete v ostatom čase.
6. Nenechajte sa vyrušovať. Určite si čas, kedy budete pracovať v súkromí a nerušene na úlohách, na ktoré sa musíte sústrediť.
7. Mini mílové kroky. Keď začnete pracovať na úlohe, určite si cieľ, ktorý musíte dosiahnuť predtým, než si dáte pauzu. Napríklad, ak písete knihu, Vašim cieľom by mohlo byť napísať aspoň 1000 slov. Splňte si svoj cieľ nech sa deje čokoľvek.
8. Časové bloky. Rozdeľte si čas na rovnomerné časové bloky, napríklad po 30 minút. Budete mať svoj harmonogram prehľadnejší.
9. Dávkovanie. Dávkujte si podobné úlohy ako telefonovanie alebo odpisovanie na maily na raz. V jednom čase sa toho všetkého naraz zbavíte.
10. Ranné vtáča. Vstávajte skoro ráno, napríklad o 5 a rovno začnite pracovať na Vašich najdôležitejších pracovných povinnostiach. Častokrát pred 8 toho zvládnete viacej ako väčšina ľudí za celý deň.
11. Ticho. Vezmite si notebook bez pripojenia na internet a choďte niekam, kde môžete pracovať bez rušenia, ako napríklad v parku, v knižnici, v kaviarni alebo hoci na záhrade. Nechajte mobil a iné vyrušujúce zariadenia bokom.
12. Tempo. Úmyselne zrýchlite svoje tempo a pokúste sa pohybovať trocha rýchlejšie ako zvyčajne. Rozprávajte rýchlejšie. Kráčajte rýchlejšie. Píšte rýchlejšie. Čítajte rýchlejšie. Choďte domov skorej.
13. Relaxujte pri práci. Redukujte stres skultivovaním svojho pracovného miesta a odstráňte veci, ktoré Vás vyrušujú a pripomínajú veľa povinností a zariaďte si príjemné ukľudňujúce pracovné prostredie.
14. Agendy. Poskytujte jasné a písomné agendy na meetingy jednotlivým účastníkom vždy vopred. Takto zlepšíte efektivitu meetingov. Taktiež to môžete použiť aj na telefonáty.
15. Paretovo pravidlo. Paretovo pravidlo hovorí o tom, že 80% úspechu je založených na 20% snahy a práce. Sústreďte sa na tých rozhodujúcich 20%.
16. Pripraviť sa, pozor, štart! Odstráňte svoju prokrastináciu tým, že začnete na veciach pracovať hneď ako si stanovíte cieľ. Nezáleží na tom, že to nemáte všetko ešte presne naplánované. Veď počas práce sa všetko ujasní a ukáže sa, kde je ta správna cesta.
17. Minútové rozhodnutie. Hneď ako máte informáciu, ktorú potrebujete, stlačte si stopky a dajte si 60 sekúnd na rozhodnutie. Dáte si tak iba minútu na váhanie a prídete s rozhodnutím. Hneď ako sa rozhodnete, začnite konať, aby sa dali veci do pohybu.
18. Deadline. Stanovte si deadline na ukončenie úlohy a používajte ho ako bod, ktorý Vás poženie vpred.
19. Sľuby. Povedzte ostatným o Vašich zámeroch a cieľoch. Pomôžu Vám, aby ste sa tomu naozaj venovali. Minimálne Vás vedomie, že čakajú od Vás prisľúbené výsledky, poženie vpred.
20. Dochvíľnosť. Nech sa deje čokoľvek, príďte na čas, prípadne skorej.
21. Čítanie v medzerách. Vždy keď čakáte na schôdzku, stojíte v rade, čakáte na uvarenie kávy a podobne, využívajte voľnú chvíľu na čítanie. Ak ste chlap, môžete dokonca čítať aj počas holenia s elektrickým strojčekom. To máte prečítaných minimálne 365 článkov ročne.
22. Predstavivosť. Predstavte si, že ste už splnili svoje ciele, vcíťte sa do toho. Tento pocit Vám pomôže ako motivácia pracovať ďalej, smerom k cieľu.
23. Ocenenia. Odmeňujte sa často rôznymi odmenami, keď niečo dosiahnete. Pozrite si film, choďte na masáž, alebo hoci len na jeden deň do zábavného parku.
24. Dôležitosť je prvoradá. Rozlišujte naozaj dôležité úlohy od tých, ktoré sú iba naliehavé. Sústreďte sa na tie dôležité, lebo sú jednoducho dôležité.
25. Kontinuálnosť. Na konci každého pracovného dňa si určite, čím začnete pracovať na ďalší deň a pripravte si na to materiály vopred. Ďalší pracovný deň začnite pracovať hneď na tejto úlohe.
26. Krájajte a deľte. Rozdeľte si komplexné úlohy do menších a dobre definovaných úloh. Sústreďte sa na dokončenie jednotlivých úloh separovane.
27. Ako prilepený. Hneď ako začnete na niečom pracovať, dokončite to na 100%. Nepreskakujte medzi úlohami v strede. Keď Vás niečo vyruší, odožeňte to na neskôr.
28. Náhodnosť. Vyberte si úplne náhodnú časť Vášho veľkého projektu a sprvte ju. Zaplaťte náhodne jeden z účtov. Vybavte jeden telefonát. Napíšte stranu číslo 42 z Vašej knihy.
29. Bláznivo zlý. Porazte svoj perfekcionizmus tým, že splníte nejakú úlohu na prvýkrát úplne zle a nikomu to samozrejme neukazujte. Napríklad napíšte blog o tom, ako chutí soľ. Alebo nadizajnujte úplne nefunkčný a hrozne vyzerajúci web, či vytvorte biznisplán s bankrotom do jedného roku. Keď prvý pokus splnenia Vašej úlohy bude takýto naozaj zlý, nie je potom už o moc viacej čo pokaziť, už to môže byť iba lepšie.
30. 30 dní. Určite si nejaký zvyk, na ktorý by ste si radi navykli a prisľúbte si, že sa ho budete držať 30 dní. Dočasný záväzok je jednoduchšie dodržať ako trvalý.
31. Delegujte. Presvedčte niekoho iného, aby to za Vás spravil.
32. Krížom krážom. Prihláste sa na umelecký krúžok, začnite písať blog, pripojte sa do nejakej skupiny, venujte sa niečomu, čomu sa inak nevenujete vôbec. Často Vás pri týchto iných aktivitách napadnú veci, ktoré môžu zlepšiť Váš výkon pri Vašich normálnych povinnostiach.
33. Intuícia. Choďte za svojím inštinktom. Je pravdepodobne správny.
